Онлайн-запись: записи в кабинете, уведомления и другая программа

Статья о том, как вести записи в кабинете: где их смотреть, как отмечать визиты, куда приходят уведомления и как подключить программу, в которой вы уже ведёте запись.

Вкладка «Записи»

Откройте «Инструменты роста» → «Онлайн-запись». Записи показываются календарём или списком, по дням или неделям. Над ними — фильтры по состоянию: «Без ответа», «Ждём», «Подтверждены», «Неявка», «Отменены».

• Кнопка «Запись» — записать клиента вручную.
• Отметка «Пришёл» ставится сама после окончания записи. «Не пришёл» вы ставите вручную.
• Поиск находит запись по имени или телефону клиента.

Записи в карточке клиента

В карточке подписчика есть вкладка «Записи», а события записи видны в его истории. Для рассылок готовы группы подписчиков: «Записаны на завтра», «Не пришли», «Не записывались 60 дней».

Уведомления владельцу

О новой записи, переносе и отмене Botman сообщает сразу: в Telegram и в ленту уведомлений кабинета. Около 9:00 приходит список записей на день. Уведомления на почту включаются в разделе «Уведомления».

Календарь на телефоне

У каждого специалиста есть своя ссылка на календарь. Нажмите «Получить ссылку» в разделе настроек «Календарь на телефоне» и добавьте её в календарь телефона. В календаре видна услуга и время, без имени и телефона клиента.

Если запись ведётся в другой программе

На вкладке «Где записываются» есть вариант «Другая программа» — для DIKIDI, Sonline, 1С и своих систем. Программа присылает записи в Botman вебхуком, и клиенты получают напоминания и сообщения о возврате. Инструкции по подключению — там же.

Прямое подключение YCLIENTS и Altegio, запись из Яндекс Карт, МедФлекс и Битрикс24 пока в работе. У этих карточек в кабинете есть кнопка «Сообщить, когда будет».

Частые вопросы

Клиент не может записаться ещё раз. На один номер телефона можно сделать не больше 5 записей в сутки.

Сотрудник не видит раздел «Онлайн-запись». Доступ к записи зависит от роли сотрудника: оператор может записывать клиентов, наблюдатель — только смотреть.

Все статьи темы — в обзоре: Онлайн-запись: что это и как включить