Интеграция BotMan и YCLIENTS через Albato

Что можно сделать

Если вы ведёте запись клиентов в YCLIENTS, BotMan можно связать с ним через Albato. Обмен работает в обе стороны.

Из YCLIENTS в BotMan (триггер YCLIENTS → действие BotMan):

• клиент записался → подтверждение записи в боте;
• приближается визит → напоминание за нужное количество часов;
• визит прошёл или запись отменена → тег, сценарий с отзывом или повторной записью.

Из BotMan в YCLIENTS (триггер BotMan → действие YCLIENTS):

• новый подписчик оставил телефон → клиент в базе YCLIENTS;
• подписчик выбрал услугу и время в боте → новая запись в YCLIENTS.

Эта статья — только про YCLIENTS. Как зарегистрироваться в Albato, подключить BotMan, а также полный список триггеров и действий BotMan — в статье Что такое интеграция с Albato.

Что понадобится

Платный тариф BotMan, аккаунт Albato и подключённый BotMan — как в общей статье. Для YCLIENTS дополнительно нужны:

Как подключить YCLIENTS к Albato

Подробная инструкция с картинками — в статье Albato Подключение YClients к Albato. Ниже — краткая версия.

Шаг 1️⃣. Подключите BotMan

Если BotMan ещё не подключён к Albato, сделайте это по разделу «Как подключить BotMan к Albato» в статье Что такое интеграция с Albato.

Шаг 2️⃣. Создайте подключение YCLIENTS

1. В Albato откройте Подключения и нажмите Добавить подключение (или выберите YCLIENTS прямо на шаге связки и нажмите Добавить подключение в поле «Подключите свой аккаунт YClients к Albato»).

2. В окне Создаем подключение к: YClientsзаполните поля:

• Название вашего подключения — любое, по умолчанию «Мой аккаунт YClients»;
• Логин и Пароль — от вашей учётной записи YCLIENTS;
• Токен интеграции с телефонией — в YCLIENTS нажмите на логотип в левом верхнем углу, выберите сеть, откройте раздел «Телефония» и скопируйте токен. Другой путь: «Обзор» → «Звонки» → ссылка «Настроить интеграцию можно в главной сети Вашего филиала». Токен у каждой сети свойё

3. Нажмите Далее.

Шаг 3️⃣. Настройте вебхуки (для триггеров с вебхуком)

Большинство триггеров YCLIENTS работают через вебхуки: YCLIENTS сам отправляет события в Albato. В YCLIENTS это настраивается только через Маркетплейс:

1. Зарегистрируйтесь в личном кабинете разработчика YCLIENTS.
2. Создайте новое приложение с типом «Непубличное».
3. Откройте приложение → «Настройки подключения» и вставьте адрес вебхука из Albato (в Albato: «Подключения» → ваше подключение YClients → поле с адресом вебхука) в поле «Адрес, на который отправлять уведомления».
4. В разделе «Аккаунт разработчика» откройте карточку приложения и скопируйте «Ссылку на приложение».
5. Откройте эту ссылку в браузере и нажмите «Подключить» — вебхуки установятся в выбранный филиал.

Для API-триггеров («Получить записи за день», «Получить записи за кол-во часов до визита») и для действий YCLIENTS шаг 3 не нужен.

Адрес вебхука один на подключение: все триггеры-вебхуки YCLIENTS в ваших связках получают события через него, а Albato сам определяет, какую связку запустить. Поэтому вебхук в YCLIENTS настраивается один раз, даже если связок несколько.

Триггеры и действия YCLIENTS

У YCLIENTS в Albato два типа триггеров — их видно по значку справа от названия события.

Триггеры YCLIENTS

Действия YCLIENTS: Новый клиент, Найти клиента, Новая запись, Создать запись на сеанс (для онлайн-форм), Изменить запись, Удалить запись, Найти запись, Получить записи клиента, Получить рабочие даты салона/сотрудника, Получить свободное время сотрудника в чат, Кастомный API-запрос.

Создание, изменение и удаление записи. YCLIENTS отправляет вебхук не только при создании записи, но и при её изменении и удалении — тип события передаётся в поле статуса (create, update, delete). Поэтому триггер «Получена запись» может срабатывать несколько раз на одну и ту же запись. Чтобы реагировать только на нужное событие, добавьте после триггера фильтр по этому полю. Точное название поля посмотрите в тесте триггера.

Пример 1. Новая запись в YCLIENTS → подтверждение в боте

Задача: клиент записался в YCLIENTS (сам через виджет или через администратора) — бот присылает ему подтверждение с датой, временем и мастером.

Схема: YCLIENTS: Получена запись → BotMan: Поиск подписчика → BotMan: Отправка сообщения.

1. Триггер. Добавить триггер → YCLIENTS → Получена запись, выберите подключение YCLIENTS и нажмите «Продолжить». Убедитесь, что вебхуки настроены (шаг 3 подключения).
2. Найдите подписчика. Добавить действие → BotMan → Поиск подписчика: поле — телефон, значение — телефон клиента из записи. Телефон в BotMan хранится в формате +79991234567 — если YCLIENTS передаёт его иначе, приведите формат инструментами Albato.
3. Фильтр. Продолжать, только если подписчик найден — иначе связка будет падать на клиентах, которых нет в боте.
4. Отправьте сообщение. Добавить действие → BotMan → Отправка сообщения: в «ID подписчика» — результат шага 2, в текст — данные из записи, например:

Вы записаны на {услуга} к мастеру {сотрудник} — {дата}, {время}. Ждём вас!

5. Запустите связку и проверьте: создайте тестовую запись в YCLIENTS на телефон подписчика бота.

Чтобы клиент не получал подтверждение повторно при каждом изменении записи, добавьте сразу после триггера фильтр: статус события — create. Отдельной связкой с фильтром delete можно сообщать об отмене записи, с фильтром update — о переносе.

Вместо сообщения можно поставить тег (например, «Записан») или запустить сценарий — с адресом салона, правилами подготовки к процедуре и т.д.

Пример 2. Напоминание о визите за N часов

Задача: за 24 часа (или любое другое время) до визита бот напоминает клиенту о записи и предлагает подтвердить или перенести её.

Схема: YCLIENTS: Получить записи за кол-во часов до визита → BotMan: Поиск подписчика → BotMan: Запуск сценария.

1. Триггер. Добавить триггер → YCLIENTS → Получить записи за кол-во часов до визита и укажите, за сколько часов напоминать. Это API-триггер: вебхуки для него не нужны.
2. Найдите подписчика. Добавить действие → BotMan → Поиск подписчика по телефону клиента (формат +79991234567).
3. Фильтр. Продолжать, только если подписчик найден.
4. Запустите сценарий. Добавить действие → BotMan → Запуск сценария: выберите сценарий-напоминание с кнопками «Подтверждаю» и «Перенести». Сценарий должен быть из того же канала, что и подписчик.

Чтобы подставить в сценарий дату и время визита, сначала запишите их в пользовательские поля подписчика действием Изменение пользовательского поля подписчика, а затем используйте эти поля в тексте сообщения.

API-триггер опрашивает YCLIENTS по расписанию (по умолчанию раз в пять минут), поэтому напоминание может прийти на несколько минут позже ровного срока.

Открытый вопрос: как в триггере задаётся количество часов и можно ли сделать два напоминания (например, за сутки и за 2 часа) — двумя связками или одной.

Пример 3. Подписчик бота → клиент в YCLIENTS

Задача: подписчик оставил в боте имя и телефон — он появляется в базе клиентов YCLIENTS, и администратор может сразу записать его.

Схема: BotMan: Изменение подписчика → фильтр «телефон заполнен» → YCLIENTS: Найти клиента → YCLIENTS: Новый клиент.

1. Триггер. Добавить триггер → BotMan → Изменение подписчика. Он сработает, когда у подписчика появится телефон. Если бот спрашивает телефон сразу после подписки, подойдёт и триггер Новый подписчик.
2. Фильтр. Продолжать, только если в «Изменённых полях» есть телефон и поле «Телефон» не пустое.
3. Проверка дубликатов. Добавить действие → YCLIENTS → Найти клиента по телефону.
4. Создайте клиента. Добавить действие → YCLIENTS → Новый клиент — только если поиск ничего не нашёл. Поля: имя, телефон, email, комментарий «Из бота BotMan».
5. (Опционально) Отметьте подписчика. Добавить действие → BotMan → Добавление тега подписчику, например «Клиент YCLIENTS» — так в боте будет видно, кто уже передан.

Если бот сам записывает клиентов (подписчик выбирает услугу, мастера и время в сценарии), вместо «Новый клиент» используйте действие Новая запись. Для показа свободных окон в боте пригодится Получить свободное время сотрудника в чат.

Открытый вопрос: какие поля обязательны в действиях «Новый клиент» и «Новая запись» (филиал, услуга, сотрудник).

Частые проблемы

Ошибки BotMan (тариф, ID подписчика, отправка сообщений) — в разделе «Частые проблемы» статьи Что такое интеграция с Albato. Вопросы по работе коннектора YCLIENTS — в поддержку Albato.