Как сделать, чтобы бот искал данные в Google Таблице и отвечал «нашёл / не нашёл»

💼Разберём ситуацию на конкретном кейсе, который можно адаптировать под свои потребности!

Кейс: поиск данных в Google Таблице по фамилии пользователя

Задача кейса:
Пользователь вводит свою фамилию, а бот ищет эту фамилию в Google Таблице и, если находит, показывает связанные с ней данные (имя, телефон, почту).
Если данных нет — бот сообщает об этом.

Пример из кейса:

• Пользователь вводит фамилию

• Бот находит строку в Google Таблице

• Бот показывает пользователю его имя, номер телефона и почту

Этот кейс часто используют для:

• проверки клиента в базе

• поиска заказа

• поиска записи, заявки, ученика, пациента и т.д.

Необходимые предварительные настройки

Перед началом убедитесь, что у вас уже есть:

1. Подключена интеграция с Google Таблицами

Бот должен иметь доступ к таблице, в которой будет идти поиск.

👉 Подробнее про интеграцию Google Таблиц можно прочитать в отдельной статье

2. Созданы пользовательские поля

⚠️ Важно
В этом кейсе мы используем ТОЛЬКО пользовательские поля.

• ❌ Нельзя использовать глобальные поля — у них одно значение на всех подписчиков

• ❌ Нельзя использовать системные поля — с ними нельзя работать в блоках «Действие» и «Условие»

• ✅ Можно использовать только пользовательские поля, так как они индивидуальны для каждого пользователя

Создаём следующие пользовательские поля:

• Фамилия — сюда бот сохранит то, что введёт пользователь

• Имя — сюда бот запишет результат из Google Таблицы

• (по желанию) Номер телефона, Почта — если вы тоже хотите их показывать пользователю

Тип поля — любой подходящий для данных (универсальное поле «Текст»).

3. Что нужно заранее сделать в Google Таблице

В Google Таблице должны быть столбцы с понятными заголовками.

В нашем примере используются такие столбцы:

• Фамилия — по этому столбцу будет идти поиск

• Имя — сюда бот запишет найденное значение

• Номер телефона

• Почта
  
  💡Пример, как может выглядеть настройка вашей таблицы:
  

Шаг 1. Блок «Вопрос»

Сначала бот должен спросить у пользователя данные для поиска.

Что делаем:

1. Добавляем блок Вопрос

2. Пишем текст, например:

   «Введите, пожалуйста, вашу фамилию»
   
   

3. Тип ответа — Текст

4. В поле Сохранить ответ выбираем пользовательское поле Фамилия

📌 На этом шаге бот просто запоминает то, что ввёл пользователь.

Шаг 2. Очищаем старые данные (очень важно!)

Перед каждым новым поиском обязательно нужно очищать поля, в которые бот будет записывать результат.

Если этого не сделать, бот может показать данные от предыдущего пользователя или предыдущего поиска.

Что делаем:

После блока «Вопрос» добавляем блок:

Действие → Действия с полями / переменными

И настраиваем:

• Поле Имя → Тип действия: Очистить поле

• Поле Номер телефона → Тип действия: Очистить поле

• Поле Почта → Тип действия: Очистить поле

✅ Теперь эти поля всегда пустые перед новым поиском.

⚠️ ВАЖНО: поле “Фамилия” очищать НЕЛЬЗЯ.

Это поле мы только что получили от пользователя в блоке «Вопрос».
Если его очистить — поиск в Google Таблице просто не сработает.

📌 Правило простое:

• ❌ не очищаем поле, которое запрашиваем через блок «Вопрос», ведь по нему мы ищем информацию в таблице

• ✅ очищаем все поля, в которые будем записывать результат из таблицы

Шаг 3. Настраиваем поиск в Google Таблице

Теперь подключаем сам поиск.

Что делаем:

Добавляем блок Действие → Google Таблицы → Поиск строк

В настройках указываем:

• Искомое значение — пользовательское поле Фамилия

• Столбец поиска — столбец Фамилия из Google Таблицы

Ниже сопоставляем столбцы таблицы с пользовательскими полями:

• Столбец Имя → поле Имя

• Столбец Номер телефона → поле Номер телефона

• Столбец Почта → поле Почта

⚠️ Важно:
Нужно сопоставить все столбцы с полями Botman.

После этого бот автоматически:

• найдёт нужную строку

• запишет данные в пользовательские поля

Шаг 4. Проверяем, нашлись данные или нет

Теперь нужно понять — нашёлся пользователь в таблице или нет. Для этого используем вспомогательное поле Имя.

Почему именно «Имя»?

Если строка в таблице найдена — поле Имя будет заполнено.
Если строка не найдена — поле останется пустым.

Что делаем:

Добавляем блок Условие → Проверка поля

Настройки:

• Поле: Имя

• Условие: Неизвестно

Это означает:

• поле пустое → данные не найдены

• поле заполнено → данные найдены

Шаг 5. Настраиваем ответы бота

Теперь делаем две ветки:

1. Если данных нет

Ветка «Соответствует условиям» → блок Сообщение:

«К сожалению, информации по этой фамилии не найдено»

2. Если данные найдены

Ветка «Не соответствует условиям» → блок Сообщение:

Пример текста:

Ваша информация:
Имя: Поле с названием «Имя»
Фамилия: Поле с названием «Фамилия»
Телефон: Поле с названием «Номер телефона»
Почта: Поле с названием «Почта»

⚠️ Важно: Нужные поля с информацией можно выбрать через значок «</>» в блоке Сообщение:

Итог

Что мы сделали в этом кейсе:

• Запросили фамилию у пользователя

• Очистили старые данные

• Выполнили поиск в Google Таблице

• Проверили, найден ли результат

• Показали пользователю данные или сообщение об отсутствии информации

💻Этот шаблон можно легко адаптировать под:

• номер заказа

• ID клиента

• email

• любой другой параметр поиска

Скриншоты конструктора, приложенные к инструкции, показывают каждый шаг настройки и помогут повторить кейс без ошибок 👍