Google Таблицы: блок «Поиск строки»

Блок «Поиск строки» особенно полезный, если вы заранее храните в таблице важную информацию о пользователях: статусы, оплаты, имена, тип клиента, метки, даты и т.д.

Где может пригодиться «Поиск строки»

• Подставить имя или email пользователя, если он уже есть в базе, — не спрашивать повторно.

• Найти заявку по её номеру и вывести статус, дату, сумму или комментарий.

• Показать персональное предложение на основе данных из таблицы.

• Ограничить доступ к шагу, если пользователя нет в списке (например, участников вебинара).

• Отследить заказ по ID, указав дату, курьера, статус доставки.

• Запустить разную логику сценария в зависимости от значения в таблице (например, если статус = «VIP» → одно сообщение, если «Новый» — другое).

• Показать, кто из команды обрабатывает заявку, если менеджер указан в таблице.

• Подставить накопленную статистику (например, кол-во покупок, баллы, сумму заказов).

• Фильтровать клиентов для повторного маркетинга, сравнивая значения в таблице (например, кто был на акции — кто нет).

• Сделать связку с другими системами, если выгружаются данные вручную в таблицу из CRM, Google Forms или 1С.

Где найти блок «Поиск строки» и как его добавить

Чтобы использовать блок «Поиск строки» в сценарии, сначала его нужно добавить на канву конструктора. Для этого:

Перейдите в нужный сценарий ⟶ шаг с типом «Действие» ⟶ «Добавить блок» ⟶ выберите вкладку «Интеграции Google Таблицы» ⟶ «Поиск строки».

После этого блок появится на канве конструктора, и вы сможете его настроить: указать таблицу, выбрать столбец поиска, сопоставить значения с переменными и т.д.

❗Важно: блок работает только при активной интеграции с Google

Для использования блока «Поиск строки» необходимо, чтобы Google-аккаунт был подключён через раздел «Интеграции».

Если интеграция не настроена, блок работать не будет: вы не сможете выбрать таблицу, настроить поиск или выполнить действия.

👉 Как подключить Google Таблицы — см. инструкцию по интеграции

Что нужно подготовить в Google Таблице перед настройкой блока

Чтобы блок «Поиск строки» работал корректно, важно заранее правильно оформить структуру Google Таблицы. Ниже перечислены основные требования и рекомендации:

✅ 1. Заголовки в первой строке

• Первая строка таблицы (строка 1) должна содержать названия столбцов — например: Email, Телефон, ID, Имя, Статус.

• Именно эти заголовки вы будете выбирать при настройке блока и сопоставлении переменных.

• Если заголовков нет — блок не сможет корректно работать с таблицей.

✅ 2. Используются только столбцы от A до Z

• При подключении таблицы BotMan запрашивает только первые 26 столбцов — от A до Z.

• Даже если в таблице есть более широкие столбцы (AA, AB и т. д.) — они не будут отображаться и не смогут участвовать в поиске.

📌 Пояснение:
В Google Таблицах действительно существуют столбцы за пределами Z — например, AA, AB и далее.
Они просто не отображаются, пока вы не начнёте в них вводить данные.

Однако в некоторых случаях эти столбцы могут появиться автоматически:

• если вы импортировали таблицу из Excel, CSV или другой системы;

• если скопировали данные с листа, где использовались широкие формулы;

• если случайно что-то ввели или вставили в ячейки после колонки Z.

🔧 BotMan по техническим причинам обрабатывает только диапазон A1–Z1 — это ограничение со стороны API.
Поэтому всё, что находится за пределами этих колонок, не будет подгружено при настройке блока.

✅ 3. Уникальные значения для поиска

• Рекомендуется использовать для поиска уникальные идентификаторы: Telegram ID, email, номер заявки.

• Если значение не уникально — будет выбрано первое совпадение.

• Если переменная пуста — поиск не выполнится.

✅ 4. Доступ к таблице из подключённого аккаунта

Для корректной работы таблица должна быть доступна подключённому Google-аккаунту с правами «Редактор».

Возможны два варианта:

• таблица принадлежит аккаунту, подключённому в интеграции;

• таблица расшарена на этот аккаунт напрямую или по ссылке — обязательно с правами «Редактор».

🔒 Если у подключённого аккаунта есть только права:

• Читатель — блок не работает, данные не загружаются;

• Комментатор — также не работает;

• Редактор — ✅ всё работает корректно.

📌 При недостаточных правах блок не покажет ошибку, но данные не будут подгружаться или записываться — это может выглядеть как «тихий сбой».

✅ 5. Пустая таблица — это нормально, но учтите нюансы

• Таблица может быть пустой — без строк с данными, только с заголовками. Это абсолютно допустимо.

• Однако в некоторых случаях, например, при тестировании сценария, поиск не сработает, если в таблице ещё нет ни одной строки, соответствующей условию.

📌 Рекомендация: для отладки и проверки работы блока удобно временно добавить 1–2 строки данных — чтобы убедиться, что всё работает правильно.

Проверьте таблицу заранее, чтобы избежать ошибок при настройке блока. Это поможет сэкономить время и избежать сбоев в сценарии.

 Пошаговая настройка блока «Поиск строки»

После того как вы добавили блок в шаг «Действие», можно приступить к его настройке. Ниже — пошаговая инструкция с пояснениями, что делает каждый параметр и на что обратить внимание.

Шаг 1: Вставьте ссылку на Google Таблицу

В поле «Ссылка на таблицу» вставьте URL из адресной строки Google Таблиц.
Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcD... 

После этого автоматически подгрузится список рабочих листов — они появятся в выпадающем списке ниже.

Обратите внимание:

• Таблица должна быть доступна из подключённого аккаунта, иначе листы не подгрузятся.

• В таблице должна быть хотя бы одна строка с заголовками (первая строка).

• Если вы не видите список листов — проверьте права доступа и правильность ссылки.

Шаг 2: Выберите рабочий лист

После того как вы вставили ссылку на Google Таблицу, BotMan автоматически подгрузит список всех листов, которые есть в этом файле.

В выпадающем списке отобразятся все листы с их названиями — выберите нужный, с которым будете работать.

❗Обратите внимание:

• Если список не подгружается:
  - проверьте корректность ссылки;
  - убедитесь, что у подключённого аккаунта есть доступ к таблице;
  - проверьте, есть ли заголовки в первой строке на выбранном листе (A1–Z1).

• Если названия листов слишком длинные, они могут обрезаться визуально — но данные при этом подтягиваются корректно.

⚠️ Если выбранный лист не содержит заголовков, BotMan покажет предупреждение и не позволит продолжить настройку.

Шаг 3: Укажите столбец для поиска

После выбора листа появится возможность указать столбец, по которому будет происходить поиск нужной строки.

Этот столбец должен содержать уникальные значения — например:

• Telegram ID

• Email

• Номер телефона

• ID заявки

• Уникальный код

Важно:

• Поиск будет производиться только по выбранному столбцу.

• Если нужное значение находится в другом столбце — оно не будет учтено, даже если совпадает.

• Сравнение происходит по точному совпадению значения из переменной и значения в ячейке.

• Если в столбце несколько одинаковых значений — будет выбрано первое найденное.

• Если переменная пуста — поиск не выполнится.

• Если совпадение не найдено — строка не вернётся, но и ошибки не произойдёт (данные просто не подгрузятся).

Рекомендация:

Лучше всего использовать поле, которое гарантированно уникально для каждого пользователя — например, Telegram ID.
Номер телефона может иметь разный формат (+7, 8, пробелы), что приведёт к ошибкам в сопоставлении.

Шаг 4: Укажите значение для поиска

Теперь нужно указать, какое значение бот будет искать в выбранном столбце.
Это значение подставляется из карточки подписчика — чаще всего это переменная, уже полученная в сценарии ранее (например, при подписке или вводе данных).

В поле «Искомое значение» доступны следующие источники:

• Системные переменные — Telegram ID, Email, Телефон, Имя, Статус активности и др.

• Пользовательские поля — Отображаются все созданные вами поля в разделе: Настройки → Пользовательские поля

• Глобальные переменные — Общие переменные, созданные в разделе: Настройки → Глобальные переменные

• Метки — Отображается весь список меток, созданных в вашей учётной записи (независимо от того, назначены ли они пользователю или нет)

Обратите внимание:

• Значение переменной должно быть непустым на момент выполнения блока.

• Если переменная пуста — поиск не выполнится, строка не будет найдена, и данные не подгрузятся.

• Поиск производится только по выбранному столбцу.

• Если нужное значение находится в другом столбце — оно не будет учтено.

• Поиск осуществляется по точному совпадению значения, включая регистр, пробелы и формат записи.

• Например, +79991234567 и 89991234567 — разные значения, поиск не сработает.

Рекомендуем:

Перед использованием блока «Поиск строки» добавьте шаг «Проверка поля» (блок Условие), чтобы убедиться, что переменная содержит значение. Это поможет избежать «тихих» сбоев, когда данные просто не подтягиваются.

Пример:

• Вы выбрали столбец Telegram ID

• В «Искомое значение» — переменную Telegram ID пользователя → при выполнении сценария бот подставит ID текущего пользователя и найдёт нужную строку.

Шаг 5: Укажите, какие данные из таблицы сохранить в переменные

После того как бот найдёт нужную строку, вы можете записать значения из отдельных столбцов этой строки в переменные BotMan, чтобы использовать их в сценарии.

Для этого укажите:

• из какого столбца таблицы брать значение (слева),

• и в какую переменную платформы сохранить это значение (справа).

Эти переменные можно использовать в следующих шагах сценария — например, в сообщениях, условиях или логике переходов.

Пример: Столбец Имя из таблицы → переменная {{user_name}}

Что произойдёт при выполнении блока:

• ✅ Если строка найдена — значения из указанных столбцов будут автоматически записаны в выбранные переменные.

• ❌ Если строка не найдена — переменные не будут заполнены, но бот продолжит сценарий без ошибок (переменные останутся пустыми или со старым значением).

Обратите внимание:

• Вы можете сопоставить любое количество столбцов — от одного до всех, доступных в таблице (в пределах A–Z).

• Название переменной нельзя ввести вручную — необходимо выбрать из выпадающего списка.

В списке отображаются:

• Системные переменные (например, Имя, Телефон) — только те, в которые разрешена запись. Технические системные переменные (например, Дата подписки, Статус пользователя, Telegram ID) нельзя перезаписывать — они доступны только для чтения.;

• Пользовательские поля, созданные вами;

• Глобальные переменные, добавленные в настройках.

✅ Финальный шаг: протестируйте сценарий

После настройки блока «Поиск строки» важно убедиться, что всё работает корректно — данные действительно подставляются, переменные заполняются, а сценарий выполняется без ошибок.

Как это сделать:

1. В режиме редактирования сценария перейдите в верхнюю панель.

2. Нажмите кнопку «Тестировать».

3. Выберите режим:

• Тестировать — запускает сценарий с задержками, как увидит пользователь.

• Тестировать без задержек — ускоренный запуск без пауз и таймеров.

Что проверить:

• Значение переменной (например, {{Имя}} или {{Email}}) — подставилось ли оно из таблицы?

• Если строка не найдена — ведёт ли сценарий себя корректно (нет ошибок, переходы работают)?

• Если переменная пуста — отрабатывает ли логика, которую вы предусмотрели (например, через блок «Проверка поля»)?

• Все нужные поля из таблицы попали в переменные?

💡 Советы:

• Для тестов удобно временно добавить в таблицу тестовую строку с заранее известными данными.

• Используйте блок «Проверка поля» для отладки: покажет, какое значение реально подставилось.

• Не забудьте после тестирования вернуть сценарий к нужному виду и нажать «Опубликовать».

Дополнительные причины, почему блок может не сработать (даже если всё настроено правильно)

Иногда поиск строки не работает не из-за ошибок в настройке блока, а по внешним причинам.
Вот список возможных ситуаций:

1️⃣ Интеграция была отключена

Что происходит:

• Таблица и лист не подгружаются.

• Данные не ищутся, блок не выполняется.

Причина:

• Интеграция вручную отключена в разделе «Интеграции».

• Аккаунт вышел из системы Google или сменил доступ.

Что делать:

• Перейдите в раздел «Интеграции» и подключите Google-аккаунт заново.

• Убедитесь, что выбран нужный аккаунт.

2️⃣ Были отозваны права доступа в Google

Что происходит:

• Таблицы не подгружаются или возвращается пустой список.

• Блок не может получить доступ к данным, но ошибка в интерфейсе не появляется.

Причина:

• Пользователь отменил доступ BotMan в настройках Google.

• Доступ просрочился или был отозван системой безопасности Google.

Что делать:

• Переподключите интеграцию: нажмите «Отключить», затем снова «Подключить».

• Убедитесь, что выдали все необходимые права (особенно для работы с таблицами).

3️⃣ Таблица была удалена или перемещена

Что происходит:

• Ссылка на таблицу остаётся в блоке, но файл в Google Drive больше не существует.

• Блок не находит таблицу, не выполняет поиск.

Что делать:

• Проверьте ссылку вручную — таблица должна открываться у подключённого аккаунта.

• Если файл удалён — создайте заново и обновите ссылку в блоке.

4️⃣ Изменился доступ к таблице

Что происходит:

• Таблица была расшарена, но права были изменены на «Читатель» или «Комментатор».

• В результате: данных нет, но ошибок тоже нет.

Что делать:

• Проверьте в Google Таблицах, кто имеет доступ к таблице.

• Убедитесь, что у нужного аккаунта есть права «Редактор».

5️⃣ Таблица принадлежит другому аккаунту

Что происходит:

• Вы вставили ссылку на таблицу, которая не доступна подключённому аккаунту.

Что делать:

• Убедитесь, что таблица:
  - либо создана в подключённом аккаунте;
  - либо расшарена на него с правами «Редактор».

6️⃣ Таблица изменилась после настройки блока

Что происходит:

• Заголовки были переименованы или удалены.

• Столбец поиска больше не существует.

Что делать:

• Откройте блок и перепроверьте настройки:
  - Сопоставления переменных;
  - Столбец поиска;
  - Наличие нужных данных.

💡 Как избежать "тихих сбоев":

• Всегда используйте блок «Проверка поля» после поиска, чтобы убедиться, что данные действительно получены.

• Добавляйте тестовые строки в таблицу на этапе разработки.

• Храните резервную копию таблицы, если сценарий критичный.